Điều hành một cơ sở là một nhiệm vụ bao gồm nhiều trách nhiệm hàng ngày, có thể là khách sạn, chăm sóc sức khỏe hoặc một ngành khác. Theo dõi tài liệu, đảm bảo mức độ hài lòng và an toàn cao của khách hàng, đồng thời tạo ra lợi nhuận, là một thách thức. Để duy trì tính cạnh tranh, các nhà quản lý cơ sở (Facility Management) sử dụng công nghệ như một cách để giao nhiệm vụ, tăng năng suất của lực lượng lao động và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
Internet of Things, cùng với các công nghệ khác, giúp xây dựng một môi trường tất cả trong một để theo dõi tất cả các khía cạnh của quản lý cơ sở (Facility Management) – tài chính, thủ tục giấy tờ, dịch vụ khách hàng, v.v.
Trong bài đăng này, bạn sẽ tìm hiểu cách IoT trong quản lý cơ sở (Facility Management) làm tăng hiệu quả của việc quản lý cơ sở (Facility Management) , những thách thức khi kết hợp nó và các ứng dụng hợp lý nhất của công nghệ là gì.
Định nghĩa quản lý cơ sở (Facility Management – FM)
Nhiệm vụ chính của người quản lý là đảm bảo năng suất cao của bất kỳ ai làm việc tại cơ sở, tuân thủ quy định, giảm chi phí vận hành và sử dụng hiệu quả các khoản đầu tư đầu vào. Người quản lý cơ sở (Facility Management) vật chất có nhiều trách nhiệm có thể khác nhau đối với các lĩnh vực khác nhau. Theo quy tắc chung, FM ngụ ý:
- Bảo trì. Theo dõi và lập kế hoạch sử dụng năng lượng, lập kế hoạch công suất của cơ sở và dự báo những biến động có thể xảy ra. Người quản lý cơ sở (Facility Management) cần đảm bảo rằng nhóm làm việc có tất cả các nguồn lực cần thiết để làm việc hiệu quả.
- Giao tiếp. quản lý cơ sở (Facility Management) có nghĩa là giao tiếp hai chiều: một mặt, nó có nghĩa là giải quyết các mối quan tâm của nhóm làm việc trong môi trường. Mặt khác, người quản lý phải xây dựng mối liên hệ với khách hàng cuối để tìm hiểu xem họ có hài lòng với các dịch vụ do cơ sở cung cấp hay không.
- Quản lý nguồn lao động. Theo dõi năng suất của nhân viên, phân bổ nhiệm vụ giữa các thành viên trong nhóm, tìm kiếm tài năng mới khi cần thiết.
- Quản lý dự án. Lập kế hoạch dài hạn, lên ý tưởng cho các dự án mới và tập hợp một nhóm có khả năng đưa tầm nhìn của nhà quản lý vào cuộc sống. Một chuyên gia FM phải có khả năng ước tính thời gian của toàn bộ dự án và dự báo ngân sách.
- Quản lý khẩn cấp. Loại bỏ sự an toàn và các mối đe dọa khác ngay khi chúng xuất hiện.
Những thách thức trong quản lý cơ sở (Facility Management)
Để sắp xếp hợp lý và xử lý các hoạt động một cách hiệu quả, các nhà quản lý cơ sở (Facility Management) phải nhận thức được những thách thức mà họ sẽ phải đối mặt trong môi trường làm việc. Và đây là những vấn đề cấp bách nhất trong các dịch vụ FM.
1. Cộng tác thời gian thực
Hệ thống quản lý cơ sở (Facility Management) lạc hậu không cho phép nhiều thành viên trong nhóm cập nhật dữ liệu đồng thời và thảo luận về các quyết định của họ khi chúng đang được thực hiện. Sự thiếu hợp tác tại các cơ sở dẫn đến thông tin sai lệch và làm tăng lãng phí tài nguyên.
Phần mềm quản lý cơ sở (Facility Management) theo dõi thời gian thực giúp người quản lý cơ sở (Facility Management) nhận được thông báo tức thì về những gì đang xảy ra trong các khu vực khác nhau của cơ sở. Nhờ điện toán đám mây, nhiều thành viên trong nhóm có thể chỉnh sửa đồng thời bảng tính và cơ sở dữ liệu, từ mọi thiết bị, mọi nơi trên thế giới.
2. Bảo trì phần cứng cũ
Người quản lý cơ sở (Facility Management) phải theo dõi thiết bị, thông báo khi nào thiết bị bắt đầu hao mòn và thay thế bằng máy móc mới hơn. Nếu không, toàn bộ nhóm sẽ phải đối mặt với việc ngừng hoạt động bất ngờ, những cạm bẫy về sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả sản xuất thấp.
Người quản lý cơ sở (Facility Management) có thể sử dụng các công nghệ hiện đại như phân tích dự đoán để theo dõi thiết bị theo thời gian thực. Một hệ thống phần mềm quản lý cơ sở (Facility Management) sử dụng IoT có thể giám sát trạng thái của thiết bị và cảnh báo cho người quản lý trong trường hợp có dấu hiệu cảnh báo.
3. Điều phối các nhóm
Việc củng cố một hệ thống thông tin liên lạc hiệu quả cần có thời gian và nỗ lực. Người quản lý cơ sở (Facility Management) thường sử dụng quá nhiều công cụ để giữ liên lạc với nhóm – email, tin nhắn tức thời, Skype và các công cụ khác – tạo ra sự nhầm lẫn giữa các nhân viên.
Chọn một hệ thống quản lý cơ sở (Facility Management) được kết nối tất cả trong một là một cách tốt hơn, hợp nhất để xây dựng một khuôn khổ giao tiếp chức năng. Sử dụng các công cụ như trình tạo báo cáo giúp các thành viên trong nhóm báo cáo kết quả công việc của họ dễ dàng hơn. Sử dụng lịch kỹ thuật số là một cách để theo dõi các cuộc gọi và cuộc họp, do đó cải thiện kỷ luật và nhận thức của nhóm.
4. Lưu trữ dữ liệu
Các nhà quản lý cơ sở (Facility Management) phải theo dõi lượng dữ liệu khổng lồ – xử lý khối lượng thông tin lớn đúng cách là một thách thức đối với nhiều chuyên gia trong ngành. Các vấn đề chính về lưu trữ và thu thập dữ liệu bao gồm:
- Truy xuất dữ liệu hiệu quả. Chỉ khoảng 10% người quản lý cơ sở (Facility Management) có quyền truy cập tức thì hoặc nhanh chóng vào thông tin quan trọng về tiêu thụ tài nguyên hoặc quản lý lao động.
- Ghi dữ liệu thay đổi. Việc phải cập nhật cơ sở dữ liệu theo cách thủ công rất tốn thời gian và gây khó chịu. Cách tốt nhất để ghi lại dữ liệu một cách hiệu quả là sử dụng công nghệ ghi lại tất cả các thay đổi một cách tự động.
- Điều phối các nhà cung cấp. Phải đối phó với các vòng tròn phản hồi dài, sự chậm trễ và thông tin sai.
- Đáp ứng các quy định pháp luật về tuân thủ lưu trữ dữ liệu.
5 cách IoT có thể hỗ trợ nhóm quản lý cơ sở (Facility Management) tòa nhà
1. Beacons nâng cao sự tương tác của người thuê và trải nghiệm nơi làm việc
Cho đến nay, beacons (công nghệ thu thập và truyền dữ liệu dựa trên vị trí thông qua các ứng dụng điện thoại thông minh được kết nối), chủ yếu được các nhà bán lẻ sử dụng để gửi các ưu đãi được cá nhân hóa trực tiếp đến điện thoại thông minh của khách hàng gần đó. Tuy nhiên, tiềm năng của việc sử dụng Beacons để tăng cường sự tương tác của người sử dụng trong tòa nhà và trải nghiệm tại nơi làm việc không phải là điều gì quá xa vời.
Cho đến nay, nhiều công ty đã thành công rực rỡ tại ISS, sử dụng công nghệ đèn hiệu dựa trên Bluetooth dọc theo hành trình điểm tiếp xúc của người dùng, cho phép người dùng xây dựng tương tác với vị trí thông qua ứng dụng di động.
Đèn hiệu cung cấp cho người dùng thông tin hữu ích, thu thập phản hồi theo thời gian thực, đưa ra cảnh báo hoặc lời nhắc như một phương tiện tương tác để thu hút sự tham gia của nhân viên.
Theo dõi mức độ hài lòng hoặc thách thức của người dùng trong suốt hành trình của người sử dụng trong tòa nhà, đèn hiệu giúp nhiều công ty tạo phản hồi theo thời gian thực và chủ động giải quyết các vấn đề thời gian thực trong hành trình của người dùng trong tòa nhà
2. Cơ sở hạ tầng cảm biến IoT mở ra cơ hội tối ưu hóa không gian làm việc
Trao quyền cho không gian làm việc với cơ sở hạ tầng cảm biến IoT có thể mở ra nhiều cơ hội tối ưu hóa không gian làm việc.
Cảm biến cung cấp thông tin chi tiết về thời điểm sử dụng không gian, cách sử dụng không gian, thời gian lưu lượng truy cập trong văn phòng cao nhất và cần thêm không gian hoặc ngược lại.
Có thể bạn chưa biết
Hiểu việc sử dụng không gian làm việc có thể giúp xác định tỷ lệ sử dụng không gian làm việc thực tế, hữu ích khi lập kế hoạch dự án cấu hình không gian đặc biệt. Tất cả trong thời gian thực.
Khi cách tiếp cận này trở thành tiêu chuẩn trên nhiều địa điểm trong danh mục khách hàng, dữ liệu trao quyền cho các chức năng bất động sản của công ty khả năng đưa ra quyết định ảnh hưởng đến chiến lược quản lý danh mục đầu tư. Sau đó, các nhóm bất động sản của công ty trung tâm này có thể thiết lập KPI năng lực sống, từ chối các công trình xây dựng mới, triển khai hiệu quả việc thuê lao động mới và cho thuê lại không gian sử dụng chưa đầy đủ.
3. Tối ưu hóa hiệu quả dịch vụ với Dịch vụ dựa trên hoạt động
Ngoài việc mang lại cơ hội tối ưu hóa không gian làm việc, cảm biến có thể giúp Người quản lý cơ sở (Facility Management) và nơi làm việc đưa trải nghiệm dịch vụ và hiệu quả dịch vụ lên một cấp độ hoàn toàn mới.
Theo truyền thống trong quản lý cơ sở (Facility Management) , các nhân viên tuyến đầu trong ví dụ như dọn dẹp và bảo trì đã tuân theo các lịch trình được hoạch định trước về thời điểm dọn dẹp hoặc bảo trì và khi nào.
Tuy nhiên, nhược điểm của các lịch trình được lên kế hoạch trước là chúng không phản ánh nhu cầu thời gian thực.
Công nghệ cảm biến có thể giúp nhiều công ty sắp xếp lịch trình để đáp ứng nhu cầu thực tế dựa trên mức độ hoạt động xung quanh không gian văn phòng.
Sau đó, nỗ lực lao động tiết kiệm được có thể được tái sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ dịch vụ khi có nhu cầu.
4. Đưa bảo trì sang một cấp độ khác: từ bảo trì chủ động đến bảo trì dự đoán
Trong dây chuyền dịch vụ kỹ thuật của nhiều công ty , nhiều công ty thêm đầu vào cảm biến IOT tiêu chuẩn cho các nội dung hiện có. Các đầu vào cảm biến này giúp nhiều công ty nắm bắt các chẩn đoán thời gian thực có thể được tổng hợp và khai thác để phân tích nâng cao và phát hiện lỗi.
Một giải pháp cảm biến trang bị thêm tiêu chuẩn trong quản lý tài sản cho phép giám sát tập trung và từ xa các tài sản đang được nhiều công ty bảo trì. Trong khi trọng tâm hiện tại của nhiều công ty là nhiệt độ, độ rung và chất lượng điện, nhiều công ty tiếp tục tận dụng cơ sở hạ tầng IoT để mở rộng nhiều loại cảm biến hiện có trên thị trường
Việc phát hiện lỗi sớm là rất quan trọng đối với việc kinh doanh liên tục và tránh chi phí của khách hàng, tại trang web của khách hàng, nhiều công ty đã trang bị thêm tính năng cảm biến rung động trong các thiết bị làm lạnh khiến các bộ phận bên trong thiết bị gần như hỏng hóc nghiêm trọng. Nhiệm vụ bảo trì đã giải quyết vấn đề và kéo dài tuổi thọ của tài sản, nếu điều này chưa được ISS mở khóa và khách hàng sẽ phải chịu chi phí lớn để sắp xếp thiết bị khẩn cấp được thiết lập trong trải nghiệm phản ứng tốn kém.
5. Cải thiện giám sát môi trường trong nhà, hạnh phúc của nhân viên và năng suất
Khả năng của cơ sở hạ tầng cảm biến vượt xa khả năng chẩn đoán thời gian thực, dịch vụ và tối ưu hóa không gian.
Cơ sở hạ tầng cảm biến giúp nhiều công ty thu thập một loạt các thành phần giám sát môi trường bao gồm ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, CO2, VOC và áp suất không khí. Tất cả các yếu tố đều có ảnh hưởng lớn đến năng suất, sức khỏe và hạnh phúc của nhân viên.
Một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng khi phòng họp được sử dụng, mức CO2 tăng lên. Khi các mức đó đạt đến 1000ppm nồng độ sẽ bắt đầu giảm và khi đạt đến mức 2000ppm, các triệu chứng như đau đầu sẽ bắt đầu xuất hiện.
Sử dụng dữ liệu thời gian thực, các chỉ báo trong phòng có thể thông báo cho người dùng khi họ có thể cần “nghỉ sinh học” hoặc mở cửa sổ để lấy không khí trong lành. Thông qua thu thập dữ liệu lịch sử, trong đó các xu hướng được chỉ ra các nhóm kỹ sư được thông báo và có thể tối ưu hóa các biện pháp kiểm soát tòa nhà để đảm bảo luồng không khí phù hợp với nhu cầu
Hơn nữa, từ dữ liệu IOT, nhiều công ty có thể chứng minh cho khách hàng về việc sử dụng phòng họp cũng như chỉ ra tỷ lệ thời gian họp không hiệu quả.
